İleti Yönetim Sistemi (İYS) Nedir?

İleti Yönetim Sistemi (İYS), Türkiye'de ticari elektronik ileti gönderen işletmelerin müşterilerinden aldıkları iletişim izinlerini tek bir platformda yönetmelerini sağlayan ulusal bir veri tabanı sistemidir. Ticaret Bakanlığı tarafından yetkilendirilen TOBB (Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği) tarafından işletilir ve iys.org.tr adresinden erişilir.

Kısaca özetlersek: bir işletme müşterilerine SMS, telefon araması veya e-posta yoluyla ticari amaçlı mesaj göndermek istiyorsa, bu izinlerin İYS üzerinde kayıtlı olması gerekir. Alıcılar ise bu izinleri e-Devlet kapısı veya İYS platformu üzerinden görüntüleyebilir ve diledikleri zaman iptal edebilir.

Bu yazıda İYS'nin ne olduğunu, kimleri etkilediğini, email gönderiminde İYS zorunluluğunun durumunu ve MailGraf'ta izinli gönderim sürecinin nasıl çalıştığını şeffaf ve objektif bir şekilde anlatıyoruz.

İYS nedir ve neden var?

İYS, 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun ve Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik çerçevesinde oluşturulmuş bir düzenleme aracıdır. Temel amacı, tüketicilerin istemediği ticari iletilerden korunmasını sağlamak ve işletmelerin izin süreçlerini merkezi bir sistemde yönetmesine olanak tanımaktır.

İYS'nin var olma nedeni basit: Türkiye'de uzun yıllar boyunca izinsiz SMS, telefon araması ve e-posta gönderimi ciddi bir sorun haline gelmişti. Tüketiciler, hiç onay vermedikleri firmalardan sürekli ticari mesajlar alıyordu. İYS bu sorunu çözmek için devreye girdi, tüm ticari ileti izinlerini tek bir merkezde topladı ve tüketicilere izinlerini yönetme hakkı verdi.

Sistemin iki tarafı var:

Hizmet sağlayıcılar (işletmeler): Müşterilerinden aldıkları ticari ileti izinlerini İYS'ye yükler, izin durumlarını takip eder ve gönderim öncesi İYS üzerinden onay kontrolü yapar.

Alıcılar (tüketiciler): Hangi firmaya hangi kanal üzerinden (SMS, arama, e-posta) ileti izni verdiklerini İYS platformundan veya e-Devlet kapısından görüntüleyebilir. Diledikleri zaman verdikleri izinleri iptal edebilir (ret bildirimi).

İYS kimleri etkiliyor?

İYS'nin kapsamı kanal bazlı farklılık gösterir. Bu ayrım özellikle email pazarlama yapan işletmeler için önemlidir:

Kanal	İYS kaydı zorunlu mu?	Açıklama
SMS	Evet, zorunlu	Ticari SMS gönderen tüm firmalar İYS'ye kayıt olmalı
Telefon araması	Evet, zorunlu	Ticari amaçlı arama yapan firmalar İYS'ye kayıt olmalı
E-Posta	İstisna var	Sadece email gönderimi yapan firmalar için İYS kaydı zorunlu değil

Email gönderiminde İYS istisnası: Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik'in MADDE 17/A maddesi, elektronik posta yoluyla gönderilen ticari iletiler için bazı İYS yükümlülüklerini muaf tutar. Bu, yalnızca email kanalıyla ticari ileti gönderen firmaların İYS'ye kayıt zorunluluğunun olmadığı anlamına gelir.

Ancak bu istisna "izin almak gerekmiyor" anlamına gelmez. Email gönderimi yapan firmalar da alıcılardan onay almak zorundadır, sadece bu onayların İYS'ye yüklenmesi zorunlu değildir. İzinli gönderim ilkesi tüm kanallar için geçerlidir. Double opt-in ile toplanan email adresleri hem yasal hem de pratik açıdan en güvenli yöntemdir.

Eğer SMS veya telefon araması ile ticari gönderim de yapıyorsanız, o zaman İYS kaydı zorunludur, sadece email yapıyor olmanız bu zorunluluğu kaldırır.

Bu istisna, email pazarlama yapan işletmeler için önemli bir pratik kolaylık sağlar. İYS entegrasyonu teknik altyapı, API bağlantısı ve sürekli veri senkronizasyonu gerektirir. Sadece email kanalıyla çalışan firmalar bu operasyonel yükten muaf tutulmuştur. Ancak bu muafiyet, izinsiz email gönderebileceğiniz anlamına asla gelmez, alıcıdan onay almak tüm kanallar için geçerli olan temel kuraldır.

Ayrıca sadece yurt dışındaki alıcılara toplu mail gönderimi yapan firmaların da İYS'ye kayıt olması gerekmemektedir. Bu istisna, uluslararası faaliyet gösteren Türk firmalarını ilgilendirmektedir.

Ticari elektronik ileti nedir?

Ticari elektronik ileti kavramını net anlamak, İYS'nin kapsamını kavramak için önemlidir. Ticari elektronik ileti şunları kapsar:

• Ürün ve hizmet tanıtımı yapan kampanya emailleri, SMS'ler ve aramalar
• İndirim, promosyon ve fırsat duyuruları
• Bayram ve özel gün kutlamaları (evet, bayram tebriği bile ticari ileti sayılır, çünkü işletmenin bilinirliğini artırmaya yöneliktir)
• Marka tanıtımı ve işletme duyuruları

Ticari ileti sayılmayan durumlar:

• Devam eden abonelik veya üyelik kapsamındaki bilgilendirmeler
• Tahsilat ve borç bildirimleri
• Sipariş onayı, kargo bildirimi gibi işlemsel e-postalar
• Bilgi güncelleme, satış ve teslimat süreçleriyle ilgili iletiler

Bu ayrım pratikte önemlidir: sipariş onayı göndermek için izin gerekmez (işlemsel ileti), ama aynı müşteriye indirim kampanyası göndermek için onay gerekir (ticari ileti).

Sık yapılan bir hata da şu: işletmeler müşterilerine işlemsel email gönderebiliyoruz diye ticari içerikli kampanyaları da işlemsel email gibi göndermeye çalışır. Örneğin sipariş onayı emailinin içine promosyon kodu veya çapraz satış teklifi eklemek, o emaili ticari ileti kategorisine yaklaştırır. İşlemsel emaillerde ticari içerik eklenmesinden mümkün olduğunca kaçınılmalıdır.

"Yeni kurulan bir işletmeyiz, email listemiz yok, markamızın adını duyurmak için ne yapmalıyız?" sorusu sıkça gelir. İzinli email listesi oluşturmanın en sağlıklı yolları: web sitenizde double opt-in kayıt formu, Google Ads ve sosyal medya reklamlarıyla abone toplama, fuarlarda ve etkinliklerde yüz yüze iletişim bilgisi alma. Satın alınmış email listeleri hem yasal açıdan sorunlu hem de pratik açıdan verimsizdir, bu listeler yüksek bounce oranı ve spam şikayeti üretir.

Email gönderiminde izin nasıl alınır?

İYS kaydı zorunlu olsun veya olmasın, email gönderiminde alıcı onayı almak yasal bir gerekliliktir. Onay üç farklı yöntemle alınabilir:

1. Fiziksel ortamda: Kısa bir form doldurtarak ıslak imza ile. Fuarlarda, mağaza içi etkinliklerde veya yüz yüze görüşmelerde kullanılır.

2. Elektronik ortamda: Web sitenizdeki abone kayıt formları ile. En yaygın ve pratik yöntemdir. Double opt-in (çift onaylı kayıt) kullanmanızı öneriyoruz, kullanıcı kayıt olduktan sonra email adresine gelen doğrulama linkine tıklayarak onayını teyit eder. Bu yöntem hem izni kanıtlanabilir kılar hem de geçersiz email adreslerinin listeye girmesini önler.

3. İYS platformu üzerinden: İYS'nin sunduğu çağrı merkezi, kısa mesaj numarası veya kısa link aracılığıyla. Bu yöntem özellikle SMS ve telefon kanalı için geçerlidir.

Onay metinlerinde dikkat edilmesi gereken noktalar:

• Alıcının onay beyanı önceden işaretlenmiş olarak sunulamaz, beyanın gönüllü olması şarttır
• Onay metninde hangi kanallardan (email, SMS, arama) ileti alacağı açıkça belirtilmelidir
• İYS dışında toplanan onaylar en geç 3 iş günü içinde İYS'ye kaydedilmelidir (SMS/telefon kanalı için)

Ret hakkı ve üyelik iptali nasıl çalışır?

Her ticari ileti alıcısının dilediği zaman ileti almayı reddetme hakkı vardır. Bu ret bildirimi, hangi kanaldan ileti gönderildiyse aynı kanaldan kolay ve ücretsiz şekilde yapılabilmelidir. Email için bu, genellikle emailin alt kısmındaki "abonelikten ayrıl" (unsubscribe) linki ile sağlanır.

Ret bildirimi alındığında, işletmenin o kişiye o kanaldan bir daha ticari ileti göndermemesi gerekir. Bu kural tüm kanallar için geçerlidir ve izinli pazarlamanın temel taşıdır.

İYS'ye kayıtlı işletmeler için alıcılar ret bildirimlerini İYS platformu, e-Devlet kapısı, çağrı merkezi veya kısa link üzerinden de yapabilir. İYS üzerinden yapılan ret bildirimleri günlük olarak raporlanır ve hizmet sağlayıcılara iletilir.

Pratikte ret yönetimi şöyle çalışır: alıcı emaildeki "abonelikten ayrıl" linkine tıkladığında email platformu bu kişiyi otomatik olarak gönderim listesinden çıkarır. Eğer SMS ve telefon kanalı da kullanılıyorsa, İYS üzerinden gelen ret bildirimleri de ayrıca takip edilmelidir. İki kanaldan gelen ret bildirimleri farklı sistemlerde işlendiği için senkronizasyona dikkat etmek gerekir. Email tarafındaki ret listesi ile İYS'deki ret listesinin tutarlı olması, müşteri deneyimi açısından kritiktir, bir kanaldan çıkmış ama diğerinden hâlâ mesaj alan kullanıcı güvenini kaybeder.

MailGraf'ta izinli email gönderimi ve ret yönetimi

MailGraf olarak izinli email gönderimi platformumuzun temel ilkesidir. Her müşterimizin yalnızca izin almış olduğu abone listesine gönderim yapması zorunludur. Bu ilke hem yasal uyumluluk hem de gönderici itibarını koruma açısından kritiktir.

Otomatik üyelik iptal mekanizması. MailGraf'tan gönderilen her ticari emailin alt kısmında "Email almak istemiyorsanız lütfen tıklayınız" şeklinde bir abonelikten çıkış linki bulunur. Bu linke tıklayan alıcı anında kara listeye eklenir ve bu kişiye bir daha email gönderimi yapılmaz. Süreç tamamen otomasyondur, müşterinin manuel müdahalesine gerek kalmaz.

Üyelik iptal listesi dışa aktarma. Abonelikten çıkan kişilerin email adresleri ve çıkış tarihleri MailGraf panelinde listelenir. Bu listeyi Excel veya CSV formatında bilgisayarınıza indirebilirsiniz. SMS veya telefon kanalı da kullanıyorsanız ve İYS kaydınız varsa, bu ret listesini İYS'ye "ret bildirimi yapanlar" olarak yükleyerek kayıtlarınızı senkronize edebilirsiniz.

Google ve Yahoo'nun gönderici kuralları ile uyum. İYS'nin yanı sıra, Google ve Yahoo 2024'ten itibaren tüm toplu email göndericiler için tek tıkla abonelikten çıkma (RFC 8058) özelliğini zorunlu kıldı. MailGraf bu gereksinimi platform seviyesinde karşılar, her gönderimde email header'ına otomatik olarak List-Unsubscribe başlığı eklenir. Bu, hem İYS hem de uluslararası standartlarla uyumlu çalışmayı sağlar.

MailGraf olarak müşterilerimize her zaman tavsiyemiz: izinli listeler oluşturun, double opt-in kullanın ve abonelikten çıkış sürecini mümkün olduğunca kolay tutun. Alıcının çıkış hakkını zorlaştırmak kısa vadede listeyi büyük tutar ama uzun vadede spam şikayetlerini artırır ve gönderici itibarına zarar verir. Kolay çıkış, sağlıklı liste demektir.

Bir diğer önemli nokta: MailGraf platformunda yalnızca kendi müşteri veritabanına gönderim yapacak işletmelere hizmet sağlıyoruz. Satın alınmış veya izinsiz elde edilmiş listelere gönderim yapmak platformumuzun kullanım kurallarına aykırıdır. Bu politika hem yasal uyumluluğu hem de tüm müşterilerimizin gönderici itibarını korumayı hedefler, çünkü paylaşımlı gönderim altyapısında bir müşterinin izinsiz gönderimi diğer müşterilerin teslimat oranlarını da etkiler.

İYS hakkında pratik bilgiler

İYS ile ilgili en sık karşılaşılan pratik soruları şeffaf bir şekilde yanıtlayalım:

İYS'ye kayıt için hangi belgeler gerekir? Tüzel kişiler için şirket unvanı, vergi kimlik numarası, MERSİS no, imza sirküleri ve ticaret sicil gazetesi gerekir. Gerçek kişiler için TC numarası ve imza beyannamesi yeterlidir. Kayıt süreci iys.org.tr üzerinden yapılır.

İzinleri İYS'ye nasıl yüklerim? İzinler İYS web arayüzü üzerinden manuel olarak veya API entegrasyonu aracılığıyla otomatik olarak yüklenebilir. Her izin kaydı şu bilgileri içermelidir: iletişim adresi, izin türü (onay/ret), izin tarihi, kanal tercihi (arama, SMS, e-posta) ve izin kaynağı.

İYS dışında aldığım izinlerin süresi var mı? İYS dışında alınan onay veya ret bildirimlerinin 3 iş günü içinde İYS'ye yüklenmesi gerekir. Bu süre aşıldığında izin geçersiz kabul edilir.

Bir şirket için alınan izin başka bir şirket için geçerli mi? Hayır. Her şirket için ayrı izin alınmalıdır. Ancak acentelik veya bayilik sözleşmesi kapsamındaki taraflar, sözleşmeye konu mal ve hizmetlerle sınırlı olarak mevcut izni kullanabilir.

Esnaf veya tacirlere ticari ileti göndermek için onay gerekli mi? Tacir veya esnaf olan alıcılara ticari ileti göndermeden önce onay alınması zorunlu değildir. Ancak bu kişiler ileti almayı reddederse, ret bildirimine uyulması gerekir.

İYS üzerinden alıcılar ne yapabilir? Alıcılar hangi firmanın hangi kanaldan ileti gönderme izni olduğunu görüntüleyebilir, istedikleri izinleri iptal edebilir ve izinsiz gönderimler için şikayet bildiriminde bulunabilir. Bu işlemler İYS web, İYS mobil, e-Devlet kapısı ve çağrı merkezi üzerinden yapılabilir.

Sıkça sorulan sorular

İYS nedir, kısaca nasıl açıklanır?

İYS (İleti Yönetim Sistemi), Türkiye'de ticari elektronik ileti izinlerinin merkezi olarak yönetildiği ulusal bir platformdur. İşletmeler müşterilerinden aldıkları SMS, arama ve email gönderim izinlerini bu sisteme yükler. Tüketiciler ise izinlerini e-Devlet veya iys.org.tr üzerinden görüntüleyebilir ve iptal edebilir.

Sadece email gönderiyorsam İYS'ye kayıt olmam gerekir mi?

Hayır. Yönetmeliğin MADDE 17/A maddesi, yalnızca elektronik posta yoluyla ticari ileti gönderen firmalar için İYS yükümlülüklerini muaf tutar. Ancak email alıcılarından onay almak yine yasal zorunluluktur, sadece bu izinlerin İYS'ye yüklenmesi gerekmez. Eğer SMS veya telefon araması da yapıyorsanız İYS kaydı zorunludur.

Ticari elektronik ileti ile işlemsel email arasındaki fark nedir?

Ticari ileti, ürün tanıtımı, kampanya duyurusu veya marka bilinirliği artırma amacıyla gönderilir ve önceden onay gerektirir. İşlemsel email ise sipariş onayı, kargo bildirimi veya şifre sıfırlama gibi bir hizmetin ifası için gönderilir ve onay gerektirmez. Ayrıntılı bilgi için işlemsel e-posta yazımıza göz atabilirsiniz.

Bayram kutlama mesajı göndermek için onay gerekir mi?

Evet. Bayram tebriği, özel gün kutlaması gibi iletiler, işletmenin bilinirliğini artırmaya yönelik olduğu için ticari elektronik ileti kapsamında değerlendirilir. Bu tür gönderimlerin öncesinde alıcıdan onay almak gerekir.

Email listesinden çıkan kişilerin bilgilerini nasıl alırım?

MailGraf panelinde abonelikten çıkan kişilerin email adresleri ve çıkış tarihleri listelenir. Bu listeyi Excel veya CSV formatında dışa aktarabilirsiniz. İYS kaydınız varsa bu listeyi "ret bildirimi yapanlar" olarak İYS'ye yükleyerek kayıtlarınızı güncel tutabilirsiniz.

İYS ile KVKK arasındaki ilişki nedir?

İYS, ticari elektronik ileti izinlerini yönetir. KVKK ise kişisel verilerin korunmasını düzenler. İkisi farklı mevzuatlardır ama kesişim noktaları vardır: email adresi bir kişisel veridir ve hem KVKK hem de ticari ileti mevzuatı kapsamında korunur. İzinli email pazarlama pratiklerini uygulamak her iki düzenlemeyle de uyumlu olmanın en güvenli yoludur.

İlk yayın tarihi: Aug 7, 2022