Opt in nedir? Opt in (rıza) kavramı, bir kişinin sizden bilgi almak amacıyla size gönüllü olarak email adresi / telefon numarasını vermesidir. İşletmeler, web sitelerinde bulunan iletişim formu, ebülten kayıt formu, popup formları aracılığıyla müşterilerinden bu verileri talep edebilir. Böylece izinli toplu mail listesi oluşturulabilecektir.
Kaydın ardından onay işleminin nasıl devam ettiği ise Opt in’in (rıza’nın) türünü belirlemektedir. En yaygın opt in türleri Single opt in (tek dokunuşlu izin), Double opt in (çift dokunuşlu izin)’dir. Yasaların tavsiye ettiği yöntem Double Opt in‘dir.
Bu arada herhangi bir form aracılığıyla bir haber bültenine kaydolan kişiler yine istedikleri zaman ilgili firmadan bildirim almayı durdurabilmelidir. GDPR ve KVKK yasalarında bu durum açıkça belirtilmiştir. Bu nedenle her türlü ticari ileti içeriğinde aktif çalışan bir “üyelik iptal” linki bulunmalıdır. Firmanızdan ticari eposta almak istemeyen kişiler bu linki tkladığında listenizden ayrılacak yani Opt out olacaktır.
İlgili İçerik: Transactional Email: İşlemsel E-posta Nedir ve Neden Önemlidir?
Email Pazarlama’da Opt in nasıl kullanılır?
E posta pazarlaması söz konusu olduğunda, yapabileceğiniz en önemli şeylerden biri, opt in listesi olarak da bilinen bir izinli toplu mail listesi oluşturmaktır. Bu, size izin veren ve mesajlarınızı almakla ilgilenen kişilere e-posta göndermenizi sağlayacaktır.
Özellikle 2018 yılından sonra giderek yaygınlaşan GDPR ve KVKK kişisel verileri koruma yasaları çerçevesinde ticari elektronik iletişim araçlarını kullanacak işletmeler üzerine bir takım sorumluluklar yüklenmiştir. Özetle açıklamak gerekirse işletmeler, müşterilerinden hangi tür verileri ne amaçla alacağı, nasıl kullanacağı, nerede ve ne kadar süreyle saklayacağı konularında gerekli güvenlik tedbirlerini alarak müşterilerini bilgilendirmeleri gerekiyor. Bu durumda işletmelere veri sorumlusu diyoruz.
İlgili işletmeyle verilerini paylaşmış olan müşteriler yani veri sahipleri de istedikleri her an işletmeye ulaşarak paylaşmış oldukları kişisel verilerin durumunu sorgulayabilir ve istedikleri verileri sildirebilirler.
Daha önce bahsettiğimiz gibi iki farklı opt in kavramı bulunmaktadır:
Tekli Opt in nedir? (Single Opt in)
Yazının başında bahsetmiş olduğumuz formlar, popuplar aracılığıyla müşterilerinin iletişim verilerini alan bazı firmalar kayıt işleminden sonra müşteriye üyelik doğrulama emaili veya kısa mesajı göndermezler. Bu şekilde ortada tek taraflı bir izin vardır yani Single Opt in.
Bu durum hiç şüphesiz yasa dışı değildir. Ancak email adresi veya telefon numarasının doğrulanması noktasında bir parça eksik kalacaktır. Emailini veya telefon numarasını paylaşan kişi o an bir yazım hatası yapmış olabilir. Bu durumda doğrulama yapılmadığından hedef kitleyle iletişim sürdürülemeyebilir.
Bu yöntemin avantajı, email listesindeki email sayısının kısa sürede artmasıdır.
Çift Opt in nedir? (Double Opt in)
Örneğin bazı web sitelerinde “Bültenimize kayıt olun” “Fırsatlardan haberdar olmak için bültenimize üye olmak ister misiniz?” şeklinde online formlar bulunur. Bu formlara genellikle bir email adresi yazılarak “kayıt ol” butonu tıklanır. Bu işlemin ardından müşterinin email adresine bir onay maili gönderilir ve “doğrulama linki” tıklanması istenir. Yani kaydolan kişi iki defa onay vermiş olmaktadır. Hem sitede, hem de email adresine gelen doğrulama emailindeki linke tıklayarak.
Double Opt in yöntemini tercih ederek kişisel veriler kanunu kapsamında ilgili kişinin email listesine üyelik tarihini ve IP adresini de yasal bir kanıt olarak saklayabilirsiniz. Ayrıca email adresi çift taraflı doğrulama işleminden geçeceği için aktifliğinden emin olduğunuz email adresleri bülten listenize kaydolacak ve daha temiz bir müşteri listesine sahip olacaksınız.
Opt out nedir? (Üyelik iptali)
Ebülten listenize kaydolan ilgili kişi firmanızdan gönderilen pazarlama postalarından veya smslerden kendisine bir fayda gelmeyeceğine inanıyorsa üyelik iptal linkini (unsubscribe) tıklayarak listenizden çıkabilir. Maalesef dünya bu kadar acımasız. 🙂 Bu işleme Opt out denmektedir.
Üyelik iptalinden sonra listeden ayrılan kişilere tekrar email gönderilirse yasal haklarını kullanabilirler. Bu yüzden üyelik iptal edenler listesini daima saklamalısınız. Toplu mail firmanızı değiştirseniz bile yeni geçeceğiniz firmanın paneline ilk önce bu listeyi içe aktarmalısınız.
İzinli toplu mail listesi nasıl oluşturulur?
Öncelikle izinli ve izinsiz kişi nedir açıklamaya çalışalım. İzinli kişiler, yukarıda anlatılan benzer yöntemlerle firmanızla iletişim kuran ve kendi rızasıyla iletişim bilgilerini paylaşan kişilerdir.
İzinsiz kişiler ise genellikle bir yerlerden satın alınan email adresi listesi veya telefon numarası listesindeki kişilerdir. Birçok ülkede izinsiz kişilere email veya sms göndermek yasaktır. Bu noktada gönderilecek email adresinin bir firmaya mı yoksa bir son kullanıcıya mı ait olduğu çok önemli. Eğer bir firmaya aitse (örneğin info@ adresleri) ticari bir iletişim başlatmak için gönderim yapılabilir. Ancak emailin altındaki üyelik iptal linkini tıkladıktan sonra gönderimlere devam etmemek gerekiyor.
Son kullanıcı adreslerine (örneğin gmail, hotmail, outlook, yandex uzantılı emailler) kesinlikle onay alınmadan gönderim yapılmamalıdır.
Web sitenize ebülten kayıt formu ekleyin
Web sitenizi ziyaret eden kullanıcılardan ebülten abone kazanma formları aracılığıyla email adreslerini isteyebilirsiniz. Hizmetlerinizle yakından ilgilenen kişilerin listenize kaydolma eğilimi daha fazladır. Double Opt in yöntemi ile çift taraflı doğrulama yaparak müşteri adayınızın email adresini toplu mail gönderme panelinizdeki email listesine kolayca kaydedebilirsiniz.
Peki bu işlem WordPress tabanlı web siteleri için nasıl yapılır?
- MailGraf hesabınızda oturum açın
- Bu işleme özel bir API kodu oluşturun
- WordPress eklentisini sitenize kurun
- API kodunu forma ekleyin
- İlgili formu web sitenizde konumlandırın
Böylece ebülten listenize üye olan kişilere anında bir doğrulama emaili gönderilecek ve onay linki tıklandıktan sonra ilgili kişi “izinli kişi” olarak listenize kaydedilecektir. Eğer isterseniz sonrasında kayıt olan kişiyi bir pazarlama otomasyonuna dahil ederek hoşgeldin epostası gönderebilir ve ürün / hizmetlerinizle ilgili bilgilendirici blog yazılarını da otomatik olarak gönderebilirsiniz.
Fuarlardan topladığınız kartvizitleri dijitale kaydedin
Eğer katılıyorsanız sektörel fuarlarda tanıştığınız kişilerin iletişim bilgilerini mailing panelinize kaydedebilirsiniz. Bu durumda Single Opt in olacaktır. Ancak ilgili kişiler siz ve firmanızla fuarda tanıştıklarını hatırlayacak ve sizden gelecek olan pazarlama epostasını yadırgamayacaklardır.
Eğer mailing tasarımınız da göze hoş geliyorsa markanızla ilgilenen gruba ürün / hizmet satma şansınız çok yüksek olacaktır!
Soğuk satış telefonlarında email adreslerini mutlaka alın
Firmanızı arayarak hizmetleriniz hakkında bilgi talep eden kişilerden email adreslerini alabilirsiniz. Telefon görüşmesi esnasında email adresini siz de yazabilirsiniz veya iletişim sayfanızdaki formu doldurmalarını isteyebilirsiniz. Email adresini manuel olarak sisteme kaydederseniz yine bu işlem Single Opt in olacaktır.
Sitenizdeki formda Double Opt in mekanizması varsa müşteri adayınızdan hem email adresi hem de çift dokunuşlu onay almış olacaksınız.
Sonuç
Artık 24 saatin yeterli olmadığı dijital çağda pazarlama otomasyonları, şirketinizin elektronik ortamdaki iletişimini pratik bir şekilde yönetmenize yardımcı olabilir. İzinli veri tabanlarınızı oluşturmak için opt in yöntemlerini tercih ederek sadık müşteri portföyünüzü her geçen gün büyütebilirsiniz.
