Toplu mail gönderme, müşterilerinizle veya potansiyel hedef kitlenizle iletişim halinde kalmanın harika bir yoludur. Toplu pazarlama e-postaları gönderirken akılda tutulması gereken birkaç husus vardır. İlk olarak, bir toplu e-posta listesine sahip olmanız gerekecektir. Bu liste, markanızla daha önce iletişim kurmuş olan kişilerden oluşan bir e-posta listesi olabilir.
Ardından, bir mailing tasarımı oluşturmanız gerekecektir. Bu emailing tasarımı, bir HTML kod editöründe veya bir toplu mail programı kullanarak yapılabilir. Mesajınız oluşturulduktan sonra, toplu gönderim için biçimlendirmeniz ve test etmeniz gerekecektir.
Son olarak, e-posta spam testi yaptıktan sonra toplu mail gönderin veya otomasyona bağlayın. Gönderimin ardından platform tarafından sağlanacak mailing detaylı raporlarını takip edebilirsiniz. Yazının sonunda bir müşterimize ait emailing kampanyasının rapor görüntüsünü bulabilirsiniz.
Toplu mail gönderimi nedir?
Toplu mail gönderimi, tek seferde fazla sayıda alıcıya yüksek hızda email gönderme işlemidir. Bu işlem, bir ürün veya hizmetin pazarlanması, reklamının yapılması veya bir etkinlik duyurusu yapmanız gibi pek çok şekilde uygulanabilir.
İşletmeler, özellikle dijital pazarlama iletişimi kanallarını etkili kullanarak müşterileriyle ilişki kurabilir ve sadakati teşvik edebilir. Toplu mail gönderme işlemi nadiren manuel olarak yapılabilse de (örneğin Hotmail, Gmail kullanarak) en iyi yöntem bu işlem için özel üretilen toplu mail programlarını kullanmaktır. Bu programlar web uygulaması olarak servis edilirler.
Müşterilerinize mail yoluyla ulaşmak için toplu e-mail gönderirken ilgili mailing firmasının anti-spam sertifikalı bir alt yapıya sahip olması, en son teknolojiyi sunması yüksek inbox mail oranı elde etmeniz için önemlidir. Oyun kurallarına göre oynanırsa spama düşmeden toplu mail gönderimi mümkündür!
Toplu mail göndermek için neler gerekiyor?
E-posta pazarlama kapsamında yapacağınız toplu mail gönderimleri basitmiş gibi görünse de uyulması gereken bir takım kurallar vardır. Böylece email kampanyalarından maksimum verim ve geri dönüşü elde edebilirsiniz. Başarılı sonuçlar elde edebilmek için toplu mail gönderiminden önce iyi bir planlama yapılmalı ve aşağıdaki unsurlar en iyi şekilde hazırlanmalıdır.
Toplu mail listesi
Toplu mail listesi, toplu gönderim yaparken kullanacağınız hedef kitleye ait bir pazarlama listesidir. Toplu e-posta kişi listeleri genellikle CSV uzantılı bir Excel dosyasında gruplanır. Eğer listede göndereceğiniz alıclara ait ad ve soyad bilgileri varsa kişiye özel yani kişiselleştirilmiş email gönderimi yapabilmeniz de mümkün.
İlgili İçerik: Segmentasyon Nedir? E-Posta Pazarlamada Etkili Segmentasyon
E-mail listelerinin farklı kaynaklardan satın alınmaması yasa ve izinli pazarlama uygulamaları kapsamında tavsiye edilmemektedir. En doğrusu, daha önce marka ve hizmetinizle iletişim kurmuş, sizden bilgi talep etmiş kişilerin mail adresleri ile gönderim yapmanızdır.
Satın alınan bir listeye gönderim yaptığınızda e-postanız gelen kutusuna düşse dahi bu işlem spam olarak adlandırılmaktadır. Spam demek istenmeyen gönderi (unsolicited emails) demektir. Spam eposta gönderimleri marka itibarınıza zarar verebilir.
İlgili İçerik: Spam Nedir? Spam E-posta Ne Demek?
İzinli toplu mail listenizi oluşturmak için web sitenize e-bülten üyelik formları ekleyebilirsiniz. Ayrıca Google Ads ve sosyal medya reklamlarından gelen potansiyel müşteri e-posta adresleri de toplu mail kampanyalarınızda kullanılabilir.
Mailing konu satırı neden önemlidir?
Mailing konu satırları email marketing kampanyalarında çok önemlidir. Çünkü alıcıların gelen kutusunda gördükleri ilk şeylerden biridir. İyi bir konu satırı alıcılarda e-postayı açma ve okuma isteği uyandırabilirken, kötü bir konu satırı alıcıların e-postayı okumadan silmelerine neden olabilir.
Konu satırı, alıcıların e-postanızın geri kalanını okumak istemelerini sağlayacak kadar dikkat çekici, ilginç ve ikna edici olmalıdır. Etkileyici bir konu satırı, email kampanyalarının e-posta açılma ve okuma oranları üzerinde doğrudan etkilidir.
???? Son zamanlarda email pazarlamada emoji kullanımı arttı. Siz de mailing konu satırınızda kampanya içeriğinizle uyumlu emojiler kullanarak emailinizin gelen kutularında dikkat çekmesini sağlayabilir, e-posta açılma oranlarınızı yükseltebilirsiniz. ????
Mailing tasarımının önemi
Toplu mail gönderiminde mailing tasarımı çok önemlidir çünkü email kampanyanız için profesyonel, gösterişli ve dikkat çekici bir email görünümü oluşturmanıza yardımcı olur. İyi tasarlanmış bir e-posta, rekabette öne çıkmanızı sağlar ve müşterilerinize markanız hakkında olumlu bir izlenim verir. Böylece mail göndererek yüksek geri dönüşüm ve yüksek satış oranları elde etmiş olursunuz.
Bu amaçla, e-postanın okunması kolay ve dikkat dağıtıcı unsurlardan arındırılmış olması gerekir. Harekete geçirici mesajınız açık ve belirgin olmalı ve genel tasarım şablonu görsel olarak çekici olmalıdır.
Toplu mail programları sürükle bırak email tasarım araçlarıyla kolayca mailing tasarımları oluşturmanızı sağlar. Bunun için hazır email şablon kütüphanesindeki taslakları kullanabileceğiniz gibi bir uzmandan özel grafik tasarım desteği de alabilirsiniz. İçerik ne kadar kaliteli olursa sonuçları da o kadar büyük olacaktır.
İlgili İçerik: Mailing Tasarımı Nasıl Yapılır? Pratik ve Etkili İpuçları
Mailing firması seçimi
Vakit, nakit ve emek harcayarak oluşturup gönderdiğiniz toplu mail kampanyalarının spama düşmeden alıcılara ulaşması çok önemlidir. Tercih edilecek toplu mail firmasının yazılımı kararlı çalışmalı, gelişmiş özellikleri bulunmalı, toplu mail gönderim IP adresleri kara listede olmamalı, anti-spam sertifikasyonları olmalı, ihtiyaç duyulduğunda teknik destek hizmeti sağlamalı, yüksek hızda gönderim yapmalıdır.
İlgili İçerik: En iyi toplu mail gönderme programı hangisi?
Örneğin listenizde 15.000 email alıcısı varsa bu listeye yapılan gönderim 2-3 saat içerisinde tamamlanmalıdır. Tanıtımını yaptığınız etkinliğin süresi geçtikten sonra müşterinize giden bir e-postanın sizin için kıymeti olmayacaktır.
Piyasada ucuza satılan ve yeterli kaliteye sahip olmayan toplu mail sistemlerini kullanmış kişiler yoğun spam teslimatı ve e-postaların çok yavaş gönderilmesi gibi sıkıntılar yaşadıklarını belirtmişlerdir.
En iyi toplu mail gönderme teknikleri nelerdir?
Toplu mail gönderiminin her adımına ayrı ayrı dikkat edilmelidir. O zaman bu sürece adım adım göz atabiliriz.
1. Gönderici IP adresiniz ve gönderen firma alan adınızı ısıtın
Bu bölüm özel (dedicated) IP adresi kullananlar içindir.
Mail hizmeti alımından sonra mail gönderimine hemen başlamamanızı tavsiye ederiz. Özellikle 5.000 email ve üzerinde alıcı sayısına sahip bir listeniz varsa öncelikle küçük parçalar halinde gönderimler yapıp fazla sayıda alıcıya emaillerinizi açtırabilirsiniz.
Bu sayede IP ısıtma (IP warm up) yaparak IP adresi ve gönderen domain itibarınızı yükseltmiş olacaksınız. Yeni açılan bir mailing hesabından başlangıçta fazla sayıda gönderim yapmanız kara listelerin ve spam filtrelerinin dikkatini çekecektir.
Örneğin 20 adet Gmail e-posta adresine toplu mail gönderdiniz ve bu listedeki 15 kişi emailinizi açtı. Bu durumda hangi IP’den ve hangi email uzantısından gönderim yaptığınızı bilen Gmail şöyle düşünecektir “20 müşterimden 15’i bu firmadan gelen emailleri açtıysa demek ki bu gönderici firma güvenilir bir firmadır“.
Evet, bu noktadan sonra artık firmanızdan Gmail yönüne giden epostalar eğer içerik tasarımı ve konu satırında teknik hatalar yoksa spama düşmeden Gmail alıcılarına ulaşacaktır. Hotmail, Yandex, Yahoo, AOL vb. email servislerinde de mantık aynı şekilde olup her firmanın email kabulünde uyguladığı spam filtresinin sıkılığı / gevşekliği farklıdır. Email içeriğinde veya konu satırında geçen FREE kelimesi Gmail için sorun olmazken Hotmail bu nedenle ilgili epostayı spama atabilir.
2. Gönderici email adresiniz için domain / subdomain seçimi
Bazı durumlarda direkt olarak kurumsal uzantılı e-posta adresleri de toplu mail gönderirken kullanılabiliyor ancak bu yöntemi kesinlikle önermiyoruz. Firma alan adınızın kara listeye alınmaması için toplu mail gönderimleri mutlaka farklı bir gönderici alan adından (domain’den) veya alt alan adından (subdomain’den) yapılmalıdır. Ancak merak etmeyin, gönderimi yapacağınız email kampanyasının cevap emailleri sizin belirlediğiniz bir email adresine gelecektir. Bu adres kurumsal email adresiniz olabilir.
3. Görsellerin boyutlarını düşürün
Bir mail kampanyası oluşturuken içerikte görseller kullanılabilir. Bu durumda bazı mailing tasarım ölçüleri bulunmaktadır. Görsellerinizin hem genişlik (piksel bazında), hem de boyut (megabyte veya kilobyte bazında) olarak optimize edilmesi çok önemlidir.
Eğer tasarımdaki görsellerin boyutları olduğu gibi (örneğin 3 MB bir görsel) içe aktarılırsa bunlar mailinginizin toplam boyutunu artıracak ve göndereceğiniz toplu mailler özellikle büyük kurumsal firmalar, bankalar ve üniversitelerin email sunucularındaki filtrelere takılacaktır.
İçerikteki görsel boyutu 100 kilobaytı aşmamalıdır. Görseller genişlik olarak en az 600 piksel en fazla 800 piksel değerini aşmamalıdır. Görsel boyutunu düşürmek için ücretsiz olan tinypng.com veya squoosh.app servislerini kullanabilirsiniz. Squoosh uygulamasında daha fazla türde çıktı alabilirsiniz.
4. Mevzuatlara uyun
Daha önce yasal ve izinli toplu mail gönderimi nasıl yapılır kısaca bahsetmiştik. Toplu mail göndermek kesinlikle suç değildir. Email gönderdiğiniz kişi öncelikle email içeriğinin en altındaki “üyelik iptal” linkini tıklamalı veya artık email almak istemediğini belirtmek için e-posta veya telefonla firmanıza ulaşmalıdır.
Eğer ilgili alıcı üyelik iptal linkini (unsubscribe) kendisi tıklarsa mailing sistemi kara listeye alma işlemini otomatik gerçekleştirecektir. İlgili kişi manuel olarak sizden kendisini listeden çıkarmanızı talep ederse bu durumda 3 iş günü içerisinde bu alıcıyı listenizden çıkarmanız gerekmektedir.
Son olarak hatırlatmak gerekirse firmalar firmalara (B2B) pazarlama mailleri gönderebilir. Bunun için önceden izin alınması gerekmez. Ancak emaili alan firma bir daha email almak istemediğini belirtirse bu durumda aynı firmaya kesinlikle tekrar gönderim yapılmamalıdır.
5. Temiz bir email listesine gönderim yapın
Herhangi bir kaynaktan doğrulanmamış bir email listesi satın alırsanız sistem üzerinden toplu mail gönderdikten sonra listedeki birçok email adresinin geçersiz (bounce – yansıma) olduğunu fark edeceksiniz. Listelerdeki geçersiz email adresi oranı (bounce rate) %15’i geçmemelidir. Aksi halde ilgili e-posta pazarlama firması aynı şekilde toplu mail gönderimine devam etmenize izin vermeyebilir. Çünkü bu durum toplu mail firmasının gönderici IP adreslerinin kara listeye alınmasına neden olmaktadır.
Yapılacak ön testte listenizdeki geçersiz email oranı %15’i geçiyorsa uygun bir şekilde toplu mail gönderimi yapabilmek için gönderimden önce e-posta listenizin email doğrulama hizmeti kapsamında temizlenmesi gerekecektir. Bu hizmet sayesinde çalışan ve çalışmayan email adresleri sistem tarafından tespit edilerek ayrılacaktır.
6. E-posta tasarım kütüphanenizi oluşturun
Bugüne kadar birçok pazarlama maili örneği inceleme fırsatı bulduk. Genel olarak firmalar iyi bir tasarım oluşturduktan sonra uzun süre bu şablonu kullanarak gönderim yapmaktadırlar. Bu, tasarım süresini kısaltmakta ve alıcılar tarafında da bir tutarlılık oluşturmaktadır. Siz de toplu mail gönderimi yaparken kendi email tasarım kütüphanenizi oluşturabilirsiniz.
Örneğin tasarımda en sık kullandığınız modülleri (yazı, buton, başlık, logo vb.) “kaydedilen modüller” kütüphanesine ekleyebilirsiniz. Bir buton modülünün stil ayarlarını yaptıktan sonra kaydedin. Daha sonra gelecek tasarımlarınızda bu buton modülüne ihtiyaç duyduğunuzda sadece sürükleyip bırakarak kolayca tasarımınıza dahil edebilirsiniz.
7. Ücretsiz mail spam testi yapın
Email tasarımınız tamamlandıktan sonra sistem kullanıcılarına mail göndererek içeriği manuel olarak test edebileceğiniz gibi ücretsiz mail-tester.com uygulaması üzerinden hem içeriğinizi hem de mailing firmasına ait teknik detayları spam testine tabi tutabilirsiniz.
Spam raporu 10 üzerinden puanlandırılacak ve varsa eksik kısımlar raporda belirtilecektir. Böylece gönderim öncesinde email içeriğinizi optimize etme şansınız olacaktır.
8. En uygun zamanda gönderimi başlatın
Email pazarlama üzerine incelediğimiz bir çok araştırma ve yaptığımızda gözlemlere istinaden en uygun emailing gönderim günleri salı ve çarşamba’dır. En uygun gönderim saatleri ise 09.00 – 11.00 ve 14.30 – 17.00 arasındadır. Gönderimlerinizi bu veriler doğrultusunda gerçekleştirirseniz daha başarılı sonuçlar elde edebilirsiniz.
Ayrıca yurt dışındaki alıcılarınıza gönderim yaparken de ilgili ülkenin saat dilimine göre gönderim planlayabilirsiniz.
9. Gönderim sonrası raporları inceleyin
Uzun bir yolculuğun ardından binlerce kişiye mail kampanyanızı hızlı bir şekilde gönderdiniz. Tebrikler! ???? Artık işin en zevkli kısmındasınız, rapor analizi. Toplu mail raporlarındaki verileri inceleyerek gelecek kampanyalarınız için dersler çıkarabilirsiniz.
Email okuma oranları gönderilen kampanyanın türüne göre değişmektedir. “Bayramınız Kutlu Olsun” konulu maillerin okuma oranı “Sana özel %40 hediye çeki” konulu emaillerden daha azdır.
Eğer email okuma oranlarınız düşükse konu satırına odaklanabilirsiniz. Eğer tıklama oranlarınız düşükse e-posta tasarımıyla birlikte tasarım içerisindeki link veya butonlarda verdiğiniz mesajları daha dikkat çekici duruma getirebilirsiniz.
İlgili İçerik: Neden Toplu Mail Gönderimi Yapmalısınız?
Sonuç
Toplu e-posta gönderme kampanyaları maliyet olarak düşüktür. Sonuçları hızlıca görülebilir. 1 gün içerisinde dünya genelinde milyarlarca email gönderiliyor ve milyarlarca kişi email kutularını her gün kontrol ediyor. İşletmenizin türü ne olursa olsun, gönderim sıklığı az veya çok olabilir, mutlaka toplu mail gönderimi yapmanızı tavsiye ediyoruz. Kurallarına uygun şekilde yapılan email çalışmalarının kesinlikle faydasını göreceksiniz!
Toplu Mail Gönderme Hakkında Sıkça Sorulan Sorular
Gmail ile belirli ve az sayıda toplu mail gönderimi yapılabilse de bir süre sonra emailler spama düşmektedir. Buna ek olarak gönderilen e-postalar için rapor alınamamakta ve KVKK olarak gerekli olan üyelik iptal yönetimi yapılamamaktadır.
Alıcı sayısında üst limit yoktur. Örneğin MailGraf toplu mail servisi ile 1 milyon alıcıya maksimum 3-4 saat içerisinde gönderimi yapabilirsiniz.
Bir toplu mail hizmeti kullanarak e-posta gönderimi yaparsanız listedeki hiçbir alıcı birbirini görmeyecektir. Sistem her alıcıya özel gönderim yapmaktadır.
Evet. Firmanızın ürün ve hizmetlerinin yanı sıra en güncel haberlerinizi almak isteyen müşterilerinize toplu e-posta gönderimi yapmak %100 yasaldır.
Email içerik tasarımlarınızda JPG, PNG uzantılı görseller kullanabilirsiniz. Mailing tasarımlarında PDF uzantılı dosyalar kullanılamamaktadır. Eğer dosyanız PDF ise öncelikle bu dosyayı JPG, PNG türüne çevirmeniz gerekmektedir.
Genellikle bir pazarlama e-postasının genişlik ölçüsü 600 piksel ile 800 piksel arasında değişmektedir. Bu değerler arasında herhangi bir mailing ölçüsünü tercih edebilirsiniz.
