En iyi toplu mail gönderme programı hangisi?

En iyi toplu mail gönderme programı diye bir seçenek gerçekten var mı? Pazarda yüzlerce toplu mail gönderim uygulaması bulunuyor. Tüm servislerin özellikleri ve kaliteleri birbirinden farklı. Bu yazıda en uygun toplu mail gönderimi için program ve hizmet arayışında öne çıkan bazı ana ve alt başlıkları birlikte ele alacağız.

1. Program türleri
2. Ek hizmetler
3. Anti spam sertifikasyonu
4. Kullanım kolaylığı
5. Fiyatlandırma
6. Spam testi

Toplu mail program türleri ve ek hizmet kavramları

İki çeşit toplu mail programı bulunuyor; bir bilgisayara kurularak lokal ortamda çalıştırılan toplu mail programlarının yanı sıra günümüzde çok yaygınlaşan online servis olarak bir internet tarayıcısında kullanılabilen programlardır.

Ayrıca mailing gönderim kalitenizi artıracak bazı ek hizmetlerden de faydalanabilirsiniz.

1. Bilgisayara kurulabilen lokal toplu mail gönderme programları

Bilgisayara kurulan toplu mail gönderim programları verimli seçenekler olmayıp artık neredeyse hiç kullanılmıyorlar diyebiliriz. Sebebi ise toplu mail gönderimine uygun sunucu yapılarının yeterli olmaması ve IP adreslerinizin uluslararası tanınırlığı olan anti-spam organizasyonları tarafından tanınmamalarıdır. Spam filtrelerinin her geçen gün kendini güncellediğini ve spam filtrelerini sıkılaştırdığını unutmayınız.

Masaüstü türündeki toplu email programlarında çoğu zaman emailler program üzerinde gönderildi gibi görünür ancak günün sonunda birçok iletim problemi yaşanmakta ve emaillerin büyük bir bölümü spam filtrelerine takılmaktadır. Bu nedenle bu seçeneği en baştan elemekte fayda var.

2. Bulut tabanlı online servis edilen toplu mail gönderme programları

Online bulut ortamında çalışan toplu mail programları (web uygulamaları) kullanım esnekliği sunar. Güncelleme ve ek özelliklerin eklenmesi daha kolaydır. Bu tür programlarda onlarca, yüzlerce sayıda gönderim IP adresi kullanılır ve bu IP’ler toplu mail gönderim esnasında sistem tarafından çok sık değiştirilir.

Kendi bilgisayarınız yanınızda olmasa bile internet tarayıcısından giriş yaparak programı her yerde kullanabilirsiniz. Ayrıca farklı sistemlerle entegrasyonlar daha esnektir. Gelişen internet teknolojileri ile tarayıcıda çok akıcı ve hızlı kullanım sunmaktadırlar.

Email pazarlama ek hizmetleri

Ek olarak sunulan hizmetler çeşitli başlıklar altında ele alınabilir. En önemlisi teknik destek hizmetidir. Email pazarlamada verilen diğer ek hizmetleri şöyle sayabiliriz:

• Grafik ve mailing içerik tasarım hizmeti
• Email liste doğrulama ve liste temizleme hizmeti
• Hesap yönetim hizmeti
• Planlama ve danışmanlık
• Email pazarlama eğitimi

Yukarıda listelenen hizmetlerin detaylarını aşağıda bulabilirsiniz. İlgili hizmetlerin tamamı opsiyoneldir.

1. Grafik tasarım ve mailing tasarım hizmeti

Firmanız için göndereceğiniz toplu mail kampanyalarında email içeriğiniz için oluşturulacak dikkat çekici bir mailing tasarımı satış veya etkileşimin yüksek olması açısından çok önemlidir. Eğer işletmenizde bir grafik tasarım personeli bulunmuyorsa ve göze hoş gelmeyen bir çalışma ortaya koymak istemiyorsanız, özgün bir email tasarımı için ilgili mailing firması bu hizmeti size sunabilir.

Özgün grafik tasarım hizmetinin ardından ilgili görselin diğer unsurlarla (logo, sosyal medya logoları, metinler, butonlar vb) uyumlu bir şekilde yerleştirilmesi gerekiyor. Toplu mail programlarında mevcut olan sürükle ve bırak mailing tasarım araçlarıyla bu işlemi kolayca yapabilirsiniz.

2. Email liste doğrulama ve liste temizleme hizmeti

Bir email marketing ajansıyla anlaştınız ve uygulamada admin paneliniz oluşturulduktan sonra genellikle ilk olarak sisteme bir toplu mail listesi yüklenir. Sisteme yükleyeceğiniz listede çalışmayan email adreslerinin oranı (bounce = yansıma) max. %15’i geçmemelidir. Yabancı emailing gönderim firmalarında bu oran genellikle %5 civarındadır. Oranın aşılması halinde ihlal kabul edilerek hesabınız askıya alınmaktadır.

Email doğrulama araçlarını kullanarak email listesini ücretsiz olarak kontrol edebilir ve email listenizdeki çalışmayan email oranını (bounce) yaklaşık olarak öğrenebilirsiniz. Eğer oran yukarıda belirtilen orandan düşükse email listenizi sisteme aktarabilirsiniz. Ancak oran yüksekse listenizin sisteme aktarılmadan ve ilk gönderimi yapmadan önce mutlaka toplu temizlik işleminden geçirilmesi gerekiyor.

Listenizde çalışmayan email adreslerinin içerisinde spam tuzağı (spam trap) email adresleri olabilir ve bu adreslere gönderim yaptığınızda da IP adresiniz ve gönderici email adresiniz anında kara listeye girecektir. Bu durumun önüne geçmek için listelerinizin herşeyden önce kontrol edilmesi ve temizlenmesi en doğru yöntemdir.

3. Hesap yönetim hizmeti

Toplu mail uygulamalarını kullanacak bir personeliniz bulunmuyorsa ve bu göreve ayıracak vaktiniz de yoksa ilgili email pazarlama ajansından bu hizmeti talep edebilirsiniz. Email ajansından bir hesap yöneticisiyle yapacağınız görüşme sonrasında kampanyanızın ne tür şartlarda gönderileceği, tasarımın nasıl olacağı ve haftada/ayda ne sıklıkta emailing gönderileceğini planladıktan sonra geri kalan işlemleri hesap yöneticinize bırakabilirsiniz. Bundan sonra hesabınız ajans tarafından yönetilecektir.

Email tasarımında kullanılacak görselleri, metinleri ve linkleri ajanstaki hesap yöneticinize siz gönderebileceğiniz gibi bu hizmetleri ajans da size sağlayabilir.

4. Planlama ve danışmanlık

Başarılı email pazarlama kampanyaları için iyi bir planlama ve sektördeki en iyi yöntemlerin uygulanması şarttır. Markanız için yapacağınız toplu mail gönderimlerini önceden planlamanız işinizi kolaylaştıracaktır. Mailing tasarımındaki renk tonları, kullanılacak görseller, yazılacak metinlerin uzunluğu ve kısalığı çok iyi planlanmalıdır.

Mailing konu satırı bir email kampanyasında neredeyse birinci sırada önem arz eder. Çünkü müşteriniz sizden gelen emaili açıp açmamaya karar verirken “Kimden geliyor?” ve “Emailin konusu ne?” sorularına cevap arar. Bu yüzden etkili bir mailing konu satırı belirlemek çok önemlidir.

Email pazarlama uygulamalarındaki en etkili yöntemleri internetteki yerli ve yabancı kaynaklardan kendiniz araştırabileceğiniz gibi bu hizmeti email ajansından da talep edebilirsiniz.

5. Email pazarlama eğitimi

Dijital pazarlama kanalları arasında sonuçlarını en hızlı ölçümleyebildiğimiz ve görece daha makul bir maliyetle gerçekleştirilebilen kanal email pazarlamadır diyebiliriz. Diğer pazarlama kanallarının kuralları ve stratejileri olduğu gibi eposta pazarlamanında kendine özgü teknikleri bulunmaktadır. Hem toplu mail programının kullanımı hem de eposta pazarlama yapmanın püf noktaları hakkındaki bilgileri kurumsal eğitimler kapsamında ilgili email pazarlama ajansından talep edebilirsiniz. Böylece başarıya daha kısa yoldan ulaşabilirsiniz.

Anti-Spam sertifikasyonu nedir?

Eposta pazarlama hizmet sağlayıcılarının IP adreslerinin toplu mail gönderimine uygun olduklarını yazılım, gönderim IP adresi, mail sunucusu kriterlerinde uluslararası geçerliliği olan bir sertifikasyon ile belgeleyen organizasyonlar bulunmaktadır. Bu organizasyonlardan en çok bilinenler Return Path, CSA, ISPA, ECO, MAAWG‘dir. 

Anti-Spam Sertifikasyonu sayesinde az önce saydığımız organizasyonların yakın ilişki içerisinde bulunduğu Gmail, Hotmail, Yahoo, AOL gibi email servis sağlayıcılar tarafında spama düşmeden toplu mail gönderimi sağlanmaktadır. Çünkü sertifikasyonlar bir nevi vize niteliğindedir. Tabi email tasarım ve konu satırı yazım kurallarına da uymak şartıyla.

Bu arada web sitenizin barındığı hostingin sağladığı kurumsal emailiniz veya ücretsiz email adreslerinden toplu mail göndermek kısa sürede email adresinizin kara listeye alınmasına sebep olacaktır. Bu sayede birer birer gönderdiğiniz emailler bir süre sonra spama düşecektir. Bundan dolayı direkt olarak iş email adresinizi yani firma alan adınızı toplu email gönderimlerinde kullanmamanız gerekiyor.

Kullanım kolaylığı

Email pazarlama programlarının kullanım kolaylığını birkaç başlık altında ele alabiliriz:

• Kolay mailing tasarımı
• Üye listesi ve kişi yönetimi
• Rapor ve analiz

1. Kolay mailing tasarımı

Toplu mail programlarında ebülten tasarımlarını kolayca oluşturabilmelisiniz. Bunun için hazırlanan bir email tasarımının kütüphaneye kaydedilerek daha sonra kullanabilirsiniz.

Ayrıca mailing tasarımı içerisinde kullanılan bazı modülleri (buton, yazı ve görsel sütunları, bannerlar) sık kullanılan modüller olarak kaydedip her tasarımda kolayca kullanabilirsiniz. Böylece tasarım süreniz çok azalacaktır.

2. Üye listesi ve kişi yönetimi

Hedef kitle listelerinizin doğru yönetimi ve sistemdeki her üyenin çok detaylı bir şekilde analiz edilebilmesi hem etkili pazarlama yapabilmek hem de yasal mevzuatlar açısından önemlidir.

Sistemde sınırsız sayıda üye email listesi oluşturabilir ve sınırsız sayıda email adresi barındırabilirsiniz. Her email adresinin kayıt tarihi, son yaptığı aktiviteler, tıkladığı linkler, okuduğu emailler, üyelik iptal tarih detayları kolay anlaşılır bir şekilde sunulmalıdır.

Kişi filtrelerini kullanarak listelerinizi birleştirebilirsiniz. Belirli anahtar kelimeler (tag) kullanarak müşterilerinizi detaylı gruplara ayırarak daha etkili email pazarlama yapabilirsiniz.

3. Rapor ve analiz

Email kampanya rapor ve analiz metrikleri en ince detayıyla kolay anlaşılabilir bir şekilde panelde bulunmalıdır. Örneğin benzer email kampanyalarını seçerek bu kampanyaların ortalama email açılma / okunma oranlarını görebilirsiniz.

Makine öğrenmesinden faydalanarak emaillerinizin en çok okunduğu, en çok tıklandığı zamanlara göre sistemin yönlendirmeleri ile gönderim yapabilirsiniz. Konu satırına yazdığınız kelimelere göre üyeleriniz hangi kelimeleri gördüğünde emailleri açmaya daha istekli oluyor görebilirsiniz.

Aylık ve yıllık gönderim hacimlerinizin yanı sıra müşterilerinizin emaillerinizi okuduğu cihaz türü, tarayıcı türü ve işletim sistemi türlerine göre gelecek gönderimlerinizi şekillendirebilirsiniz.

Fiyatlandırma

Piyasada bulunan sayısız alternatif nedeniyle toplu mail program seçimi bazen çok kafa karıştırıcı olabiliyor. Örneğin yılda 50.000 email göndereceksiniz. Aynı hizmeti 100 TL’ye de sağlayan firma var 5.000 TL’ye de sağlayan firma var. Ancak burada sorulması gereken sorular “acaba gerçekten aynı hizmet mi?, kalite aynı mı? özellikler aynı mı?” olabilir.

Bütçeniz tabiki önemli ancak vakit harcayarak oluşturduğunuz email kampanyalarının da müşterilerinize sorunsuz ulaşmasının daha önemli olduğunu düşünüyoruz.

Spam testi

Eğer toplu mail gönderme programının kullandığı teknoloji ve kalitesi yetersizse gönderilen emailler ya hiç gitmez ya da yoğun olarak spama düşer. Bu noktada mail-tester.com uygulamasının ana sayfasındaki otomatik oluşturulan email adresine bir test maili göndererek gönderim öncesi spam testi yapabilirsiniz.

Hem toplu mail firmasının IP adresleri ve teknik ayarlamalarını hem de oluşturduğunuz email tasarımının kriterlere uygun olup olmadığını kolayca görebilirsiniz. Bu spam testi sonucunda toplu mail firmasının IP’leri kara listedeyse rapor ekranında görünecektir. Rapordaki puanınız 10 üzerinden puanlandırılacak ve hatalı olan kısımlar nedeniyle puan kırılacaktır. 10 üzerinden 10 puan sağlayana kadar eksikleri giderebilirsiniz.

Spam testi nasıl yapılır?

1. mail-tester.com’da ana sayfadaki otomatik oluşturulan email adresine toplu mail programında hazırladığınız kampanyadan bir test emaili gönderin.
2. mail-tester’a giderek “sonuçları göster” butonunu tıklayın
3. Birkaç saniye içerisinde rapor ekrana gelecektir.

Bu kapsamda toplu mail uygulaması tercih ederken en ucuzunu tercih etmemenizi önemle tavsiye ediyoruz. Genellikle bu tür uygulamalardan mailler ya hiç gitmemekte ya da email açılma oranları %3’ü %5’i geçmemektedir. Böylece gönderilen email kampanyalarından beklenen sonuçlar elde edilememektedir.

Toplu mail programı seçerken dikkat edilmesi gereken başlıca unsurları sıralamak gerekirse:

• Toplu mail programının kullanımı kolay mı?
• Programın özellikleri yeterli mi?
• Teknik destek taleplerine kısa süre içerisinde yanıt veriliyor mu?
• Sistemin sağladığı raporlar ne kadar doğru?
• Anti spam sertifikasyonu mevcut mu?
• Toplu mailler yüksek hızda ve spama düşmeden gönderilebiliyor mu?
• Verileriniz güvenle saklanıyor mu?
• E-ticarete uygun senaryolarda kullanılabiliyor mu?

Yukarıdaki sorular kullanım senaryonuza ve ihtiyaçlarınıza göre değişecektir.

Sonuç

Süreci özetlediğimiz bu veriler eşliğinde en iyi toplu mail programını seçerken işiniz daha kolay olacaktır.

MailGraf’ta kodlama bilgisi gerekmeden kolayca harika ebülten tasarımları yaparak müşterilerinize yüksek hızda gönderebilir ve gönderim sonrası detaylı raporları inceleyebilirsiniz.