İYS’de iki istisna bulunmaktadır: 1) Sadece toplu mail gönderimi yapan firmaların İYS’ye kayıt olmasına gerek yoktur. 2) Sadece yurt dışındaki alıcılara toplu mail gönderimi yapan firmaların İYS’ye kayıt olmasına gerek yoktur.
İleti Yönetim Sistemi uygulaması toplu sms ve telefon araması ile tanıtım yapan firmaları zorunlu olarak kapsamaktadır. İYS sisteminde tercihen email uygulaması da bulunmakta olup sadece toplu email gönderimi yapan firmaların İYS’ye kayıt olmaları gerekmemektedir. 4 Ocak 2020 tarihli 30998 sayılı yönetmelikte MADDE 17/A’da bu durum belirtilmiştir.
Kanun ve Yönetmeliklerde İleti Yönetim Sistemi
4 Ocak 2020 tarihli 30998 sayılı yönetmelik ve 6563 sayılı kanun metinlerini incelemek için aşağıdaki linkleri tıklayınız. Bu arada “İYS” veya “İleti Yönetim Sistemi” ile ilgili 6563 sayılı kanun‘da herhangi bir bilgi yer almamaktadır. İlgili kanunda yukarıdaki kelimeleri aratabilirsiniz.
- Mayıs 2015 tarih ve 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkındaki Kanun
- Ocak 2020 tarih ve 30998 sayılı Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik
4 Ocak 2020 – 30998 Sayılı Yönetmelik’te e-postalar hakkındaki bölüm:
“Elektronik posta yoluyla gönderilen ticari elektronik iletiler”
MADDE 17/A – (1) Elektronik posta yoluyla gönderilen ticari elektronik iletilere, 11 nci maddenin beşinci, altıncı, yedinci ve sekizinci fıkraları ile 15 inci maddenin beşinci fıkrası hükümleri uygulanmaz.”
“Aracı hizmet sağlayıcılara ilişkin yükümlülükler”
MADDE 11 – (5) Aracı hizmet sağlayıcı ticari elektronik ileti gönderimine ilişkin sistemini İYS ile uyumlaştırır. (İlgili yönetmeliğe göre uyumlaştırılmasa da olur.)
(6) Aracı hizmet sağlayıcı, İYS’ye kayıt olmayan hizmet sağlayıcılara ait ticari elektronik iletilerin gönderimini başlatmaz. (İlgili yönetmeliğe göre sadece toplu mail gönderiliyorsa gönderim başlatılır.)
(7) Hizmet sağlayıcının talimatı doğrultusunda ticari elektronik ileti gönderimini başlatan aracı hizmet sağlayıcı, ileti gönderimine başlamadan önce İYS üzerinden alıcıların onayının olup olmadığını kontrol eder ve İYS üzerinde onayı bulunmayan alıcılara ileti gönderimini başlatmaz. (İlgili yönetmeliğe göre kontrol edilmese de olur.)
(8) Hizmet sağlayıcının 6 ncı maddenin birinci, ikinci ve dördüncü fıkraları kapsamında ileti gönderiminde bulunmak istemesi halinde aracı hizmet sağlayıcı tarafından bu yönde beyan alınır. (İlgili yönetmeliğe göre beyan alınmasa da olur.)
Son güncelleme : 07.08.2022
İleti Yönetim Sistemi – İYS – Nedir?
İleti Yönetim Sistemi (İYS), 1 Mayıs 2015 tarihinde yürürlüğe giren 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkındaki Kanun ve Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik çerçevesinde Ticaret Bakanlığı tarafından yetkilendirilmiş (TOBB) Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği’nce sunulan ticari elektronik ileti izinlerinin yönetilebildiği web tabanlı bir platformdur.
İleti Yönetim Sistemi, hizmet sağlayıcıların arama, SMS mesaj, e-posta yoluyla ticari elektronik ileti göndermek için alıcılardan aldıkları onayları saklayıp yönetebilmesine, alıcıların ise onay ve ret hakkını kullanabilmesine, ticari elektronik ileti şikayetlerini iletebilmesine ve yönetebilmesine imkan tanıyan, güvenlik standartlarına sahip ulusal bir veri tabanı sistemidir.
Hizmet sağlayıcı kimdir?
Telefon, otomatik arama makinesi, çağrı merkezi, ses kaydedici sistem, e-mail, SMS mesajı gibi ileti yöntemleri kullanılarak elektronik ortamda gerçekleştirilen ve ticari amaçlarla veri, ses ve görüntü içerikli ileti gönderimi yapan gerçek veya tüzel kişilere Hizmet Sağlayıcı (İşletme) denmektedir.
Alıcı kimdir?
Hizmet sağlayıcılar yani işletmeler tarafından gönderilen ticari elektronik iletilerin muhatabı olan arama, e-mail, SMS mesajı gibi iletişim adresi sahibi kişilere Alıcı (Vatandaş) denmektedir.
Ticari elektronik ileti nedir?
Hizmet sağlayıcıların yani işetmelerin, mal ve hizmetlerini pazarlamak, işletmesini tanıtmak ya da bayram (özel gün) kutlama ve temenni gibi içeriklerle tanınırlığını artırmak amacıyla alıcıların elektronik iletişim adreslerine (telefon, SMS, e-mail) promosyon, kampanya, indirim, hediye içerikli gönderdiği iletilere ticari elektronik ileti denir.
İleti Yönetim Sistemi nasıl çalışıyor?
İleti izinleri için güvenli veri tabanı
Bu düzenlemeyle birlikte artık tüm ticari elektronik ileti izinleri, İYS’de saklanabilecek. Ticari ileti gönderen tüm işletmeler (hizmet sağlayıcılar), pazarlama, promosyon, kampanya, indirim, hediye reklam, özel gün kutlamaları vb. içerikli ticari iletilerini müşterilerine arama, SMS mesaj, e-mail olarak iletebilmek için alıcılarından aldıkları iletişim izinlerini İYS’ye içe aktaracak.
Vatandaşlar yani alıcılar ise bu izinleri için çıkış (ret) haklarını diledikleri zaman kullanabilecek.
Tek yerden izin yönetimi
Alıcılar, nereden, ne zaman, hangi kanal üzerinden hangi hizmet sağlayıcının veya markanın ticari elektronik ileti göndermesine izin verdiğini İYS üzerinden görüntüleyecek. Hizmet sağlayıcılar’a her bir kanal (arama, SMS, e-mail) için verdikleri izinleri İYS üzerinden düzenleyebilecek ve tüm bu işlemler tek bir platformdan yapılabilecek.
Tüm ticari elektronik iletiler denetim altında
İşletmeler herhangi bir kanaldan ticari ileti göndermek istediklerinde, vatandaşların (alıcıların) verdikleri izinleri İYS üzerinden kontrol edecek ve sadece izin vermiş alıcıları ticari elektronik ileti gönderebilecekler.
Çıkış (ret) hakkının kullanıldığı durumlarda İYS filtresi sayesinde bu iletiler ret hakkını kullanmış alıcılara gönderilmeyecek.
Şikayet yönetimi hızlı ve kolay
Ticari ileti almayı reddettikleri bir işletmeden tekrar ileti alan vatandaşlar, şikayet haklarını İYS üzerinden hızlıca kullanabilecekler.
Hizmet Sağlayıcılar ve Vatandaşlar için İleti Yönetim Sistemi
İleti Yönetim Sistemi’ne iki farklı açıdan yaklaşılmaktadır.
- Hizmet sağlayıcılar (işletmeler)
- Vatandaşlar (alıcılar)
Özetle, Hizmet Sağlayıcılar İleti Yönetim Sistemi’ni kullanarak, müşterilerine ait elektronik iletişim izinlerini bir platform üzerinden kolayca ve güvenle yönetebilecekler.
Diğer taraftan, Vatandaşlar ise Hizmet Sağlayıcılar’a vermiş oldukları ticari iletişim izinlerini İYS platformu üzerinden görüntüleyip dilediklerinde onay veya ret olarak değişiklik yapabilecekler.
Şimdi tüm bu işlemlerin detaylarına göz atalım.
HİZMET SAĞLAYICILAR (İŞLETMELER)
Hizmet Sağlayıcılar için İleti Yönetim Sistemi
Hizmet sağlayıcının kim olduğu ve ticari elektronik iletilerin ne olduğunu yukarıda kısaca açıklamıştık. Şimdi İYS’nin hizmet sağlayıcılara sunduğu fonksiyonlara göz atalım.
Çağrı merkezi, kısa link ve kısa numara
Hizmet sağlayıcılar, Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik gereğince alıcılardan RET bildirimi almak için sunulması zorunlu olan çağrı merkezi, kısa link, kısa numara hizmetlerini, dilerse İYS üzerinden alabileceklerdir.
Bilgi notu: MailGraf sisteminden gönderilen e-maillerin alt kısımlarında “Abonelikten ayrıl” “Email almak istemiyorsanız lütfen tıklayınız” ret bildirim linkleri aktif halde bulunmaktadır. Bu linki tıklayan alıcıları MailGraf sistemi kara listeye almakta ve bir daha bu alıcılara e-mail gönderimi yapmamaktadır. Ayrıca abonelikten çıkan kişilerin listesini bilgisayarınıza indirebilirsiniz.
Her onay için bir bildirim
Hizmet sağlayıcılar, İYS dışında alıcılardan aldıkları onay ve ret bildirimlerini 3 (üç) iş günü içerisinde, İYS web arayüzünü kullanarak İYS’ye iletecektir. İYS, kendisine gelen onaylar için alıcılara bildirim gönderecektir. Alıcılar dilerse bu onay bildirimleri üzerinden çıkış haklarını kullanabilecek.
Onay almak kolay, hızlı ve güvenli
Hizmet sağlayıcı işletmeler onaylarını İleti Yönetim Sistemi aracılığıyla alacak, böylece alınan onayların ispatı İleti Yönetim Sistemi’nde saklanacaktır.
Raporlar her zaman elinizin altında
İleti Yönetim Sistemi’ne gelecek onay ve ret bildirimleri günlük olarak raporlanacaktır. Müşterilerinizin tüm izin hareketleri, her bir iletişim kanalı için ayrı ayrı saklanacaktır.
VATANDAŞLAR (ALICILAR – MÜŞTERİLER)
Düzenlemede sıkça geçen “vatandaşlar” ibaresinin “alıcı” veya “müşteri” olarak adlandırıldığını yukarıda kısaca belirtmiştik. Alıcılar verdikleri izinleri nasıl yönetecek ve ne tür hakları olduğuna göz atalım.
Ticari ileti izinlerine tüm platformlardan ulaşılabilecek
Alıcılar İYS web, İYS mobil, çağrı merkezi, kısa numara, kısa link ve e-Devlet kapısı üzerinden onay ve ret bildirim işlemlerini kolaylıkla yapabilecek. Bildirim yaparken hangi yöntem tercih edilirse edilsin, tüm işlemler senkronize olarak anında diğer platformlarda da görünecek.
İletişim adresleri güvende ve tek yerde
Vatandaşlar, elektronik iletişim adreslerine gönderim yapmak için hangi hizmet sağlayıcı işletmelere izin verdiklerini platform üzerinden görüntüleyecek. Bir İYS hesabı oluşturulduğunda, doğrulanan her iletişim adresi için izinler tek hesap kullanılarak yönetilebilecek.
İzinsiz gönderimler için şikayet bildirimi
İzinsiz gönderilmiş olan ticari elektronik iletilere ilişkin şikayetler İYS web, İYS mobil, çağrı merkezi ve e-Devlet kapısı üzerinden doğrudan Ticaret Bakanlığı’na iletilmiş olacak. Şikayetlere ilişkin süreçler hızla ilerleyecek, sonuçlanan her şikayet için hizmet sağlayıcı işletmelere ve vatandaşlara bilgi verilecek.
İYS Hakkında Sıkça Sorulan Sorular
1) İYS’ye başvuru için hangi belgeler gerekli?
Hizmet sağlayıcı işletme tüzel kişi ise; Şirket unvanı, vergi kimlik numarası, MERSİS no ve fatura adresi, imza sirküleri, firma unvanı ve yetkililerinin yer aldığı ticaret sicil gazetesi, tescilli marka bulunuyor ise marka tescil belgeleri (zorunlu değil) ve ıslak imzalı İYS Hizmet Sözleşmesi.
İmza yetkilisinin ad ve soyad, doğum tarihi, TC no, cep telefonu numarası, e-mail adresi.
Hizmet sağlayıcı gerçek kişi ise; imzaya yetkili kişilerin bilgilerini ve yukarıda adı geçen belgeleri aynı olması koşulu ile MERSİS no yerine TC numarası, imza sirküleri veya imza beyannamesi gereklidir.
2) Alıcı izinleri İYS’ye nasıl yüklenecek?
İzinler, ilgili sisteme entegrasyon aracılığıyla veya manuel olarak içe aktarılabilir.
3) İYS’ye yüklenecek izinler hangi detayları içermeli?
İçe aktarılacak izinler şu bilgileri içermelidir:
- İletişim adresi
- İzin türü (onay/ret)
- İzin tarihi
- İletişim kanal tercihi (arama, SMS, e-mail)
- İzin kaynağı (1 Mayıs 2015 öncesi mal ve hizmet teminine yönelik işlemler için alıcının elektronik iletişim adresini vermesi, ıslak imzalı onay formu, web sitesi vb.)
Bu bilgiler dışında alıcının adı, soyadı, TC no ve benzeri kişisel verileri İYS tarafından talep edilmez, alınmaz ve saklanamaz.
4) İYS’ye üye olmadan ticari elektronik ileti gönderebilir miyim?
Hayır. Yönetmelik gereğince İYS üzerinde onayı kayıtlı bulunmayan vatandaşlara ticari elektronik ileti gönderilemez.
5) Onay (Rıza) nedir?
Onay, hizmet sağlayıcı işletmenin ticari elektronik ileti göndermeden önce alıcıların rızasını alması anlamına gelir. Bu rızanın iletiyi göndermeden önce alınmış olması en sağlıklı yöntemdir.
6) Gönderim onayını nasıl alabilirim?
Ticari ileti gönderimlerine başlamadan önce onay üç farklı biçimde alınabilir:
- Fiziksel ortamda kısa bir form doldurtarak ıslak imza ile
- Elektronik ortamda abone kayıt formları ile
- İleti Yönetim Sistemi kullanılarak
7) İYS üzerinden nasıl onay alınıyor?
İleti Yönetim Sistemi faaliyete geçtikten sonra katma değerli hizmetler kapsamında sunacağı çağrı merkezi, kısa mesaj numarası ve kısa link aracılığıyla onay alma servislerini kullanılarak onay alabilirsiniz.
8) Çıkış hakkı veya RET bildirimi nedir?
Alıcıların (vatandaş – müşteri), hizmet sağlayıcı işletmelere ticari ileti göndermeleri için vermiş olduğu onayı kaldırması ret bildirimi veya çıkış hakkının kullanılması anlamına gelmektedir.
Bilgi notu: MailGraf üzerinden gönderilen toplu maillerin alt kısmında “Email almak istemiyorsanız lütfen tıklayınız” bulunmaktadır. Bu linki tıklayan alıcıları sistem otomatik olarak kara listeye alır ve bir daha bu kişilere e-posta göndermez. Bu kişilerin e-mail adres listesini dışa aktararak İYS sistemine “ret bildirimi yapanlar” olarak yükleyebilirsiniz.
9) Hizmet Sağlayıcı olarak alıcılara ret/çıkış hakkını nasıl sağlayabilirim?
Hizmet Sağlayıcı, vatandaşların ret bildirimlerinde bulunabilmeleri için kendisi veya İYS tarafından sunulan müşteri hizmetleri numarası, kısa mesaj numarası veya yalnızca ilgili ret bildirimine özel oluşturulacak kısa bir URL adresini ticari elektronik iletilerinde bulundurur.
Ticari ileti hangi iletişim kanalı kullanılarak gönderildiyse ret/çıkış bildirimi de kolay ve ücretsiz bir şekilde olmak üzere aynı iletişim kanalıyla sağlanmalıdır. Ret bildirim hakkı, gönderilecek her türlü ticari iletide yer almalıdır.
10) Müşterilerime ait onay veya ret bildirimlerini İYS dışında alıyorum. Ne yapabilirim?
İlgili Yönetmelik gereğince İYS haricinde alacağınız onay veya ret bildirimlerini 3 (üç) iş günü içerisinde İYS’ye içe aktarmanız gerekiyor.
11) Tarafıma gelecek onay veya ret bildirimlerinin nasıl takip edeceğim?
Alıcılar tarafından İYS’ye iletilen onay veya ret bildirimleriyle ilgili gün içerisinde bir rapor oluşturulmaktadır. Onay ve ret olarak oluşacak iki farklı rapor listesi gün sonunda tarafınıza iletilir.
Bilgi notu: MailGraf ile yapılan toplu mail gönderimleri sonrasında panelinizde abonelikten çıkış yapan kullanıcıların linki tıkladıkları tarihi ve email adreslerini liste olarak görebilir ve bilgisayarınıza indirebilirsiniz.
12) Gönderilecek her ileti için onay gerekiyor mu?
Hayır. Kanun gereği hali hazırda devam eden abonelik, üyelik veya ortaklık durumu ile tahsilat, borç bilgilendirmesi, bilgi güncelleme, satış ve teslimat vb süreçleri konu alan iletiler gönderilmeden önce onay zorunluluğu bulunmaz.
13) Müşterilerime dini ve milli bayramlar, özel günlerde kutlama mesajı göndermek için onay gerekiyor mu?
Evet. Tebrik, kutlama veya iyi dilek sunma gibi işletmenizin bilinirliğini artırmaya yönelik iletiler Ticari Elektronik İleti kapsamında sayılmakta ve bu tür gönderiler öncesinde alıcılardan onay almanız gerekmektedir.
14) İki farklı şirketim bulunuyor. Bir şirket için alınan onay diğer şirketim için geçerli mi?
Hayır. Alıcılardan her bir şirketiniz için ayrı ayrı onay almanız gerekiyor. Ancak acentelik, özel yetkili işletme veya bayilik sözleşmesindeki taraflardan birine verilen onay; yalnızca ilgili sözleşmeye konu mal ve hizmetlerle sınırlı olmak koşuluyla onaylı kabul edilir.
15) Diğer esnaf veya tacirlere ticari elektronik ileti göndermeden önce onay almak gerekiyor mu?
Kanun ve Yönetmelik kapsamında tacir veya esnaf olan alıcılara ticari elektronik ileti göndermeden önce onay alınması zorunlu değildir. Ancak esnaf ve tacirlerin ticari ileti almayı reddetmeleri halinde tekrar gönderim yapılmamalıdır.
Sonuç
İşletmeler, müşterilerine hiçbir zaman rızaları dışında ticari elektronik ileti göndermemelidir. Bu nedenle telefon numarası ve e-mail adres listesi satan firmalardan veri tabanı satın alarak izinsiz gönderim yapmak SPAM (istenmeyen gönderim) olarak adlandırılır. Bu şekilde gönderilen iletiler veya telefon aramaları alıcıların tepkisini çekmekte ve bu nedenlerle izinsiz iletiyi gönderen işletmenin marka değerine zarar vermektedir. Ücretli veya ücretsiz toplu mail listelerine izinsiz gönderim yapmak hem yasal değil hem de verimsiz bir eylemdir.
Bazen “Yeni kurulan bir işletmeyiz ve e-mail listemiz yok, markamın adını duyurmak için ne yapmalıyım?” veya “Zaten satış yaptığımız müşterilere neden toplu mail gönderelim, önemli olan firmamızı tanımayan işletmelere email göndermek değil mi?” şeklinde sorular soruluyor. İşletmeler izinli toplu mail listelerini büyütmek ve adlarını duyurabilmek için Google Ads reklamları, sosyal medya reklamları, katıldıkları fuarlarda tanıştıkları kişilerden alacağı iletişim bilgileri, web sitelerinde bulunan double opt-in online üye kayıt formları gibi yolları kullanabilirler. Bu sayede müşteriler kendi rızalarıyla abone formlarını dolduracaklar, email adresleri ile kayıt olacaklar ve ilgili işletmelerden değerli içerikleri, indirim ve fırsat haberlerini bekleyeceklerdir.
MailGraf, sadece kendi üye e-mail veri tabanına gönderim yapacak işletmelere, derneklere, kurumlara spama düşmeden, hızlı toplu mail gönderimi yapabilmeleri için email pazarlama altyapısı ve danışmanlık hizmetleri sağlamaktadır. MailGraf aracılığıyla yapılan ticari iletilerin ardından detaylı raporlamaları ve email almak istemeyen kişilerin detaylı raporlarını panelinizde inceleyebilirsiniz.
